Vse, kar morate vedeti, da boste korak pred konkurenco in da bodo mediji informacije, ki jim jih posredujete z veseljem objavljali. Odgovor na to, kako doseči novičarsko vrednost ter predstaviti za vas relevantno informacijo ostalim se skriva v spodnjih nasvetih.
Komuniciranje z mediji pod svojim okriljem združuje širok spekter komunikacijskih veščin, ki dandanes ne obsegajo le klasičnih novinarskih konferenc, sporočil za javnost in ostalega, temveč združujejo tudi vsa družabna omrežja, govorice ipd. Prav zaradi tega je prav danes še kako pomembno, da smo ustreznih komunikacijskih veščin tudi vešči. Če so predstavniki medijev nekoč vse svoje informacije prejemali od različnih virov in predstavnikov za odnose z javnostmi, lahko te danes dobijo povsod okrog sebe.
Doba socialnih omrežij je omogočila popolno digitalizacijo ne le medijev, temveč tudi pridobivanja informacij. Skozi platforme Facebooka, Instagrama, LinkedIna, Googla in drugje smo danes prav vsi posamezniki posredovalci raznolikih informacij, ki tvorijo dobo integriranega, medsebojnega komuniciranja.
Prav zaradi tega je pomembno, da vemo, kako komunicirati z mediji in katere veščine ob tem upoštevati. In da bi vam bilo lažje, vam v tem blog zapisu ponujamo TOP 8 nasvetov, kako nagovorit predstavnike medijev, da bodo slednji naše informacije sprejeli, jih ponotranjili, ter posledično tudi predstavili ostali, širši javnosti.
1 TOP NASVET – Kako osnovati dobro sporočilo za javnost?
Sporočilo za javnost sestavimo takrat, kadar bi medijem radi podali pomembno novost, ali informacijo iz podjetja, ob tem pa vemo, da zanjo ni potrebe po organizaciji novinarske konference. Pomembno je, da je naše sporočilo sestavljeno iz nadnaslova, naslova, uvoda, jedra in zaključka.
Ključ do uspeha je, da na vrhu vsakega sporočila za javnost strnemo tiste ključne informacije, ki bi jih ljudem radi predali (kje, kdo, kaj, zakaj, kako, koliko). Nekateri mediji bodo namreč preleteli le vrh našega sporočila. V kolikor jih bo to pritegnilo, bodo brali naprej, drugače bodo zadevo opustili.
Ob zaključku sporočila za javnost ne pozabimo na t. i. »boiler plate« ali predstavitveno izkaznico podjetja ter naše kontaktne podatke.
Pomembno je, da je sporočilo zapisano v tretji osebi, da je kratko, jedrnato. Dobro je tudi, če vanj vključimo izjavo, ponavadi direktorja posameznega podjetja ali predsednika uprave.
Tudi na tem področju pa je napredek danes izjemen. Vse bolj se poleg klasičnih sporočil za javnost dodajajo tudi izjave (avdio zapisi) in pa 360 stopinjski video posnetki, ki pritegnejo posameznika, da naši zgodbi prisluhne skozi video zapis.
Karkoli pa pošiljamo medijem, zmeraj imejmo v mislih, da se prav vsako sporočilo za javnost nujno priloži v priponki ter istočasno tudi skopira v samo elektronsko sporočilo.
Ves foto material, ki ga dodajamo, pa naj bo ustrezno označen, podpisan.
Nekaj uporabnih nasvetov za pripravo sporočila za javnost:
- Dolžina sporočila za javnost naj ne presega približno 200 besed.
- Uporabi način sporočanja, ki je primeren za medij, ki ste ga izbrali (za časopis ali elektronske medije, glede na tipične bralce določenega glasila, ...).
- Predstavljaj si, da o lastni organizaciji ne veš nič. Bi razumel svoje sporočilo?
- Uporabi slovnični jezik in ne žargona.
- Pazite na osnovne slovnične napake.
- Razloži vse strokovne izraze.
- Ne uporabljaj kratic. Če jih uporabljaš, jih ob prvi navedbi razloži.
2 TOP NASVET – Katere informacije so za medije relevantne?
Ob odločanju, na kakšen način bomo medije obveščali, je pomembno, da se vprašamo, kako zelo je ta informacija zanje pomembna. Ali ima takšno težo, da je potrebno sklicati novinarsko konferenco, ali gre za informacijo, ki bi jo lahko podali preko sporočila za javnost, ali pa bi bilo dobro, če se odločimo, da za podajanje informacije novinarja povabimo na pogovor.
Pomembno je razumeti novičarsko vrednost objave, ki jo podajamo!
3 TOP NASVET – Kdaj organizirat novinarko konferenco?
Novinarsko konferenco organiziramo takrat, kadar vemo, da bo informacija, ki bi jo radi predali, dosegla velik interes med mediji, zato je dobro, da jim jo predstavimo osebno.
To je pomembno tudi takrat, kadar vemo, da je prav, da medijem pojasnimo še dodatne informacije, da bodo naši govorci na novinarski konferenci lahko še dodatno komunicirali z mediji in poskrbeli za pojasnila, ki bi naš dogodek, novost, ali zaplet lahko še na novo pojasnila.
Dandanes velja, da tistih tradicionalnih novinarskih konferenc (izvzete so razne lokalne skupnosti in vlada) skorajda ni več. Vse več se izvajajo razni družabni dogodki, na katere se povabi medije, in o kateri predstavniki sedme sile nato poročajo tudi svoja lastna družabna omrežja. Veliko je tudi takih družabnih dogodkov, namenjenih izključno medijem in njihovemu poročanju.
4 TOP NASVET – Dostopnost, ključ do uspeha!
Ključno pravilo uspešnega komuniciranja z mediji je, da smo jim zmeraj dostopni. Sploh takrat, kadar nas podjetja ali organizacija imenuje za tiste, ki moramo biti vez do medijev. To pomeni, da moramo vrnit klic v najkrajšem možnem času, kadar nas pokličejo, da jim zmeraj odpišemo na elektronsko sporočilo, da dobijo občutek, da se zavedamo, da nas potrebujejo.
Kadar nas prosijo za odgovore na vprašanja se skušamo držati postavljenih ur in datumov, kadar pa želijo imeti intervju v živo z izbrano osebo, se prav tako potrudimo, da jim slednjega zagotovimo. Le tako, če bomo pošteni in bomo gojili dvosmerno komunikacijo z mediji, bodo enako do nas ravnali tudi oni.
Potrebno je namreč upoštevati roke in čas oddaje, ki ga imajo mediji. Kljub temu, da je nekoč veljalo, da so mediji v pisarnah nekje po 9. uri dopoldan, pa se je danes ta čas, predvsem zaradi digitalizacije medijev, zelo razvlekel, na celi dan. Tega se moramo tekom našega komuniciranja nenehno zavedati!
5 TOP NASVET – Izobražujemo …. svet okrog nas.
Dandanes obstaja zelo malo medijev, ki so ozko specializirani. Temu vzrok je tudi manjšanje kadrov na posameznih medijskih hišah, kjer en novinar sedaj pokriva več področij. Novinarji se tako iz dneva v dan ukvarjajo s številnimi raznolikimi zgodbami, in področji. Do slednjih pridejo velikokrat skozi spremljanje drugih medijev, skozi razne agencijske medijske hiše, tudi preko prijateljev ipd.
Prav pa je, da področje, ki ga pokriva naše podjetje ali organizacija, medijem tudi ustrezno predstavimo.
Zato so danes velikokrat popularni razni medijski izleti, kjer predstavnike sedme sile popeljemo bodisi na ogled tovarne, predstavitev proizvodnje, … Ob tem je pomembno, da jim predstavimo področje, kjer delujemo. Bolje, kot ga bodo slednji razumeli, lažje bo za nas in naše delo.
Nepravilnosti in netočnih informacij bo tako vse manj, javnost pa bo tudi iz naše ter njihove strani prejela jasne in ne zavajajoče podatke.
6 TOP NASVET – Nikoli ne lažite!
Mediji in novinarji niso neumni.
V kolikor gre za informacijo ali podatek, ki jim ga trenutno ne morete podati, jim to raje tudi predstavite. Nikar ne lažite, saj boste tako izpadli še veliko bolj ne kredibilno in ne strokovno, kot pa, če jim poveste po pravici.
Kadar vas novinar ujame na laži, vam nikoli več ne bo zaupal. V kolikor pa mu predstavite vaš »problem/izziv« boste morda skupaj našli realno rešitev nastalega problema. In med vami ne bo zamer, temveč le še bolj tesno sodelovanja in iskanje optimalnih rešitev.
7 TOP NASVET – Novinarsko središče
Skorajda vsako podjetje ali organizacija mora ali naj bi imelo urejeno novinarsko središče. Pa naj si gre za osebo, ki je za to specializirana ali nekoga, ki je poleg ostalih opravil prevzel še to nalogo. Ključno je, da so mediji obveščeni, kdo je za oseba in kdo je sedaj tisti, ki bo komuniciral z mediji.
Pomembno je tako, da so kontaktni podatki te osebe dostopni na spletu. Tam naj se nahaja ime in priimek, elektronski naslov, telefonska številka, ki naj bo čim bolj direktna.
Prav tako je ključno, da se vse informacije navzven komunicirajo iz enega vira. Tako se bodo tega novinarji navadili in bodo nemudoma vedeli, na koga naj se obrnejo po dodatne informacije znotraj podjetja ali organizacije.
Prav je tudi, da imate v podjetju ali organizaciji razdelan protokol, kako ravnati – kadar mediji pokličejo k vam v tajništvo, kadar se novinarji oglasijo bodisi s kamero ali diktafonom nenapovedano, ali lahko mediji komuniciraj z vsemi zaposlenimi ali le z izbranimi ipd. Ključen je t. i. komunikacijski priročnik, ki bo olajšal ne le vaše delo, temveč tudi delo celotne ekipe okrog vas.
8 TOP NASVET – Ustrezni kontakti za maksimalno uspešnost
Adrema, adrema, adrema. Vse to je ključ do uspeha, kadar želimo imeti proaktivno in transparentno komunikacijo z mediji. Ta je lahko uspešna le, če imamo jasno postavljene cilje, s kom od medijev želimo sploh komunicirati.
Kadar imamo od slednjih potrjene prave kontakte, tako da se ti zavedajo, da so svoje podatke delili z nami in da bomo tekom leta z njimi tudi komunicirali, je to prava pot do uspeha.
V kolikor tega nimamo ustrezno urejenega, je ves trud lahko odveč. Naše informacije bodo romale bodisi na neprave medijske naslove, ali pa na elektronske naslove, ki jih omenjena tematika sploh ne zanima.
Adrema naj vključuje ime in priimek novinarja, naslov medijske hiše, kraj, elektronski naslov, telefonsko številko, zasebno telefonsko številko, kadar jo imamo, in pa opombe, če menimo, da bi o posameznem mediju morali še kaj dodatno zapisati.